哈尔滨师范大学坐落于素有“冰城夏都”美誉的历史文化名城哈尔滨，是黑龙江省教育、艺术、人文社会科学和自然科学的重要人才培养基地和科学研究基地，是黑龙江省重点建设的高水平大学，是教育部本科教学工作水平评估优秀学校。学校是国家“中西部高校基础能力建设工程”高校，是教育部“三全育人”综合改革试点高校。2022年12月，学校入选黑龙江省新一轮“双一流”建设项目国内一流大学建设高校。

文件集中管理困难，不能有效的控制权限；员工不能便捷，有效的分享文档；不能控制文档对不同员工的权限控制；
文件审批后无集中归档。查看文件不能及时更新；对工作过程中的不足、失败教训，加大总结提炼和推广应用力度、进行梳理呈现。

通过文档管理系统，建立了一个便捷、高效的文档集中管理平台；
建设内容涉及人才库、案例库、成果库、资源库、数据库等。

统一文档管理可确保文档的有效版本得以控制，细粒化权限控制可避免机密的资料泄漏或外传，确保重要文档被正确的人使用，保障机密文档的安全。
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